Toute entreprise est redevable de cotisations sociales ou dans l’obligation de remplir des déclarations sociales. Le contrôle URSSAF est un système permettant de vérifier l’exactitude des déclarations effectuées par l’entreprise. Ce système basé sur des déclarations est une étape obligatoire pour toute entreprise. Comment anticiper votre contrôle URSSAF ? Comment gérer un contrôle URSSAF ? Découvrez en détail le fonctionnement de ce dispositif.
Le contrôle URSSAF, comment l’anticiper ?
Qu’est-ce que le contrôle URSSAF ? Par définition, l’Union de recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations familiales (Urssaf) est l’un des organismes publics qui est chargé d’assurer la collecte des cotisations sociales. Le contrôle URSSAF sert à vérifier l’exactitude des déclarations de l’entreprise.
Important à savoir : Toute personne morale ou physique qui fait une déclaration sociale et/ou qui paie des cotisations peut être soumise à un contrôle URSSAF. Le contrôle URSSAF est effectué par des inspecteurs agréés par l’Acoss, la caisse nationale des Urssaf. Un contrôle de l’Urssaf peut avoir lieu à tout moment, les entreprises sont généralement inspectées tous les 3 ans en moyenne. Afin d’anticiper tout contrôle, il est essentiel de rassembler les documents nécessaires au contrôle (comptables, juridiques, sociaux, fiscaux, factures..). Veillez à choisir convenablement votre interlocuteur lors du contrôle.
Comment se déroule le contrôle URSSAF ? Un avis de contrôle est envoyé à l’entreprise quinze jours avant la date du contrôle. Plusieurs documents vous seront demandés : avis d’imposition, statuts, factures, déclaration sociale, bulletins de salaires, contrats de travail, documents comptables… Le contrôle de l’Urssaf peut prendre deux formes différentes :
– Le contrôle sur place. Le contrôle se déroule principalement dans les locaux de votre entreprise ou au sein des bureaux de votre expert-comptable. L’inspecteur a la possibilité d’avoir accès aux données dématérialisées de l’entreprise et peut demander à entendre toute personne salariée.
– Un contrôle sur pièces. Ce contrôle concerne les employeurs et travailleurs indépendants occupant moins de 11 salariés. Il se déroule dans les locaux de l’Urssaf sans forcément la présence de la personne contrôlée. L’inspecteur se procure en effet au préalable les documents qui sont nécessaires à son contrôle. Lors du contrôle, l’inspecteur en charge peut solliciter s’il le souhaite d’autres salariés de votre entreprise. Le contrôle s’effectue pour la majeure partie lors du temps de travail des salariés, il est recommandé de prévenir en amont votre équipe.
Conseil : Dès lors que vous êtes désigné pour faire l’objet d’un contrôle URSSAF, toute tentative d’évitement ou de mensonge sera considérée comme un obstacle à contrôle et fera l’objet de pénalités financières.
Comment gérer un contrôle URSSAF ?
Lors de votre contrôle URSSAF, il est essentiel de favoriser le dialogue avec l’inspecteur en charge. Un échange plus appuyé vous donnera la possibilité de justifier des éléments qui peuvent sembler flous aux yeux de l’inspecteur et ainsi expliquer d’éventuelles erreurs. A l’issue de l’inspection, vous recevrez par voie postale les conclusions de votre contrôle URSSAF. Il vous est possible de contester ou revoir certaines observations du contrôle. Toutefois, l’entreprise dispose d’une période de 30 jours pour exercer votre droit de réponse à condition qu’il repose sur des arguments pertinents.
Important à savoir : Vous pouvez anticiper et demander vous-même à faire l’objet d’un contrôle URSSAF. Dans ce cas, si des irrégularités dans le paiement des cotisations sont découvertes vous devrez bien sûr payer ce que vous devez à l’URSSAF mais vous serez dispensé de pénalités supplémentaires.
