Nous sommes tous d’accord pour dire que les méthodes de travail évoluent et que ce phénomène s’est largement observé avec les mesures de distanciation sociale. Mais la visioconférence n’est pas nouvelle et présente outre l’aspect sécuritaire, certains avantages qui visent à assurer des modes de travail plus flexibles et mobiles et même à favoriser les échanges à distance en temps réel. Si vous n’avez pas encore opté pour la visioconférence, voici quelques éléments pour faciliter la prise de décisions.
Choisir le bon logiciel, déterminer le format approprié en fonction du déroulement de la visioconférence ainsi que le lieu adéquat pour les réaliser sont des questions indispensables qui vous permettront de planifier en amont de potentiels soucis auxquels vous pourrez faire face lors de votre choix. Alors comment faire ?
Travail à distance et visioconférence : deux outils complémentaires
La visioconférence est un outil idéal au service du travail à distance et inversement ! Ce sont deux solutions d’organisation du travail qui peuvent se renforcer mutuellement pour contribuer à la réduction des coûts liés aux déplacements professionnels.
L’utilisation de logiciels et systèmes de conférence par vidéo s’inscrit dans cette démarche de gestion managériale visant à renforcer le lien et la communication avec le personnel en télétravail. Certaines informations, parfois importantes, sont diffusées de manière informelle au sein de l’entreprise. Il est donc logique et productif de se tourner vers la visioconférence pour maintenir un lien, à la fois convivial et propice au travail collaboratif en réseau, entre la direction d’une entreprise et les salariés éloignés de ses locaux.
Du point de vue des collaborateurs pratiquant le travail en mobilité, le fait de participer régulièrement à des réunions par vidéo en ligne peut être utile pour rompre le sentiment d’isolement qui peut parfois émerger.
5 étapes pour mettre en place la visioconférence dans mon entreprise
1) Aménager une salle dédiée pour les réunions à distance
Afin de pouvoir organiser facilement vos rendez-vous et réunions à distance avec des collaborateurs internes ou des clients, il vous sera plus aisé de prévoir une salle dédiée et déjà équipée pour n’avoir à vous concentrer que sur le contenu de votre réunion, et non les à côtés d’ordre plus technique.
Une fois que tout est installé et paramétré, vous n’aurez plus à y songer et occuperez cette salle exactement comme une simple salle de réunion, n’empêchant d’ailleurs pas de conserver le format traditionnel de réunion en présentiel.
2) Favoriser l’interactivité à l’aide d’un écran interactif
Ça pourrait déjà être le cas lors d’une réunion en présentiel, mais en visioconférence l’écran interactif est un allié bien utile ! En effet, comme son nom l’indique l’écran interactif vous apportera de l’interactivité grâce à ses multiples fonctionnalités pour présenter, brainstormer et rendre vos échanges plus dynamiques et concrets, favorisant ainsi la participation de vos équipes.
Il existe plusieurs types et plusieurs tailles d’écrans selon vos besoins, vos usages et moyens.
3) Assurer la qualité d’image vous fera oublier que vous êtes à distance
Bien sûr, elle est incontournable pour la visioconférence : l’image de vos interlocuteurs. Pour cela il vous faudra une caméra. Si vous réalisez une visioconférence depuis votre ordinateur, celui-ci est bien souvent équipé d’une webcam, et si le but est simplement d’échanger oralement sur un sujet, celle-ci sera bien suffisante.
Par contre, si vous êtes plus nombreux et souhaitez partager, visualiser ou montrer des éléments à vos interlocuteurs via un écran interactif, une caméra grand angle et/ou multi-positions pourra être utile.
Il en est de même pour le visualiseur qui sous ses airs “old school” reste un outil pratique, à portée de main et diffuse une image de qualité et en détails, qui pourra accompagner vos réunions en visioconférence et même avec un écran interactif.
4) Garantir une discussion fluide à distance
L’image sans son n’a pas beaucoup d’intérêt et on recherche particulièrement un son de haute qualité lors d’une visioconférence. En effet, bien que l’image soit liée au son, celui-ci est retransmis via un haut-parleur ce qui ne donne pas la même impression qu’un échange en direct.
Pendant une réunion, on doit être concentré. Aussi, en visioconférence cela peut demander plus d’attention et un son parasité est le meilleur moyen de décrocher. C’est pourquoi, il est important de s’attarder sur cette question pour choisir le micro adapté qui vous offrira une expérience optimale pour vos réunions à distance.
5) Connectez-vous à votre salle de réunion virtuelle
Une fois que vous êtes équipés de votre écran interactif ou PC/Mac, d’une caméra, d’un haut-parleur et d’un micro, il vous reste la plateforme qui vous permettra de vous mettre en relation avec les membres de votre équipes ou vos clients. On parle ici des logiciels collaboratifs de visioconférence : il en existe beaucoup, mais certains répondront à des besoins plus avancés.
En effet, il peut s’agir de logiciels simples comme Skype pour appeler en vidéo, ou bien de plateformes virtuelles pour des réunions grand public, comme Zoom, Google Meets et bien d’autres, ou encore des logiciels avec des fonctionnalités collaboratives permettant de faire de la gestion de projets en équipe et à distance, comme Ubikey.
Nos conseils pour améliorer la productivité de travail en visioconférence
Malgré ses avantages, cet outil de travail suscite cependant un ensemble de contraintes telles que des problèmes de connexion, de productivité, de temps, de concentration… Indispensable à notre quotidien actuel, un grand nombre de salariés fait face à des soucis de compréhension de l’outil, ce qui peut impacter leur productivité de travail.
Une bonne compréhension du logiciel réduirait le sentiment d’anxiété, d’irritabilité du salarié face au processus. En effet, il est important pour chaque salarié, de savoir comment utiliser les logiciels de visioconférences.
Des formations en ligne sont proposées et sont utiles à tous, afin d’utiliser au mieux ce nouvel outil de communication. Plusieurs thématiques sont abordées telles que la création des réunions, les partages d’écran, les invitations envoyées, la sécurité de vos données.
Ces formations au préalable, vous permettront de gagner du temps, de connaître parfaitement le logiciel et d’exploiter son potentiel au maximum.
Des espaces coworking (Wework, Bellini…) sont mis à disposition, pour les salariés d’entreprise en recherche d’un environnement calme, et d’accompagnement. Vous pouvez en tant que salarié d’une entreprise avoir accès à certains espaces ou bureaux pour profiter d’un meilleur environnement. L’espace coworking, vous permettra dans l’immédiat d’obtenir une meilleure connexion WiFi, un meilleur son grâce à des enceintes ; à défaut de ne pas pouvoir avoir ce matériel. A noter qu’il serait intéressant de mettre en avant, l’élan de solidarité au sein du monde de l’entreprise !
Pour une amélioration de vos visioconférences, il est primordial de détenir le matériel adéquat qui permettra le bon déroulement de votre réunion. Un matériel en défaillance peut, parallèlement, affecter la qualité de l’image et du son, engendrant ainsi une mauvaise communication. Un casque, une webcam, un micro, en bon état apporte une différence au processus de votre visioconférence.
Connaître son outil, avoir le matériel nécessaire, anticiper les éventuels problèmes techniques sont des facteurs primordiaux au bon déroulement d’une visioconférence. Vous êtes maintenant prêt à vous lancer dans la visioconférence !
