La conjoncture actuelle a redéfini notre temps de travail, le nombre de collaborateurs présents sur site est en baisse de 20 % au profit du télétravail et des nouveaux espaces collaboratifs. Desk sharing, bureaux dynamiques, free seating, de nombreux dispositifs ont été mis en place afin de redynamiser l’espace de travail des salariés français ! Le flex office ne fait guère exception, en effet, cette organisation répartit les espaces selon les besoins des salariés. Explications de ce phénomène en pleine ascension !
Le retour en entreprise a soulevé de nombreuses interrogations, pour les managers et les dirigeants. Comment répondre aux nouveaux besoins de nos salariés et collaborateurs ? Les espaces de travail standard sont-ils toujours optimaux ? En effet, la crise sanitaire a bouleversé le monde du travail, dans son organisation, sa gestion et a redéfini de nouveaux besoins chez les salariés. La qualité de vie au travail est devenue un élément essentiel pour les salariés français. Un environnement de travail sain et bien aménagé joue un rôle dans la productivité de l’entreprise. Afin de faire face à ces nouveaux enjeux, plusieurs dispositifs ont été mis en place dans le monde de l’entreprise, notamment le “flex office”.
Avantages et risques de ces nouveaux aménagements.
Qu’est-ce que le flex office ?
Littéralement « bureau flexible » , parfois aussi appelé « flex desk » , le flex office est un mode d’organisation selon lequel les collaborateurs ne disposent pas de poste de travail fixe. Le salarié peut selon la période de la journée et ses missions attitrées s’installer dans un espace bulle, un bureau, un alcôve ou encore un espace de création pour travailler. La pandémie mondiale nous a permis de redécouvrir le flex office. Plusieurs entreprises ont sauté le pas comme Sanofi, Société Générale ou encore récemment Dentsu Aegis France, qui avait pour objectif de basculer toutes ses équipes en flex office avec une organisation du travail hybride (en alternant jours de présence sur site avec du télétravail), tout en offrant la possibilité aux salariés d’être à 100 % en télétravail sous réserve de l’accord du manager.
Pourquoi un tel engouement ? Les bureaux flexibles permettent aux entreprises de réduire les surfaces et les coûts immobiliers de 20% à 50%. Ce qui s’avère être un réel atout pour elles. D’ici 2030, 40 à 50% des bâtiments tertiaires suivront une logique de flex office, selon Olivier Brun, Directeur associé du cabinet Greenworking, qui s’attend à une massification très forte, notamment dans les grandes agglomérations.
Quels avantages pour les salariés ?
– Remédier à la routine ! Accéder à différents espaces de travail booste la créativité et la productivité des salariés, en fonction de la tâche à effectuer : organiser une séance de brainstorming, échanger dans les espaces bulles…
– Rencontrer de nouvelles personnes ! Le flex office soumet les salariés à changer fréquemment de voisins de bureau. Ce dispositif incite les salariés à créer plus de liens qu’au sein d’un bureau classique.
– Une communication plus fluide ! Le flex office impose une organisation de travail de plus souple, avec plus d’espaces collaboratifs, propices à une circulation de l’information plus fluide.
Malgré ses nombreux avantages, le flex office comporte également certains inconvénients à connaître tels que :
– Une communication détériorée au sein de l’entreprise ! Supposé à favoriser les nouveaux liens entre les collaborateurs, le flex office peut souvent engendrer l’effet inverse ! Un changement constant de l’entourage des salariés peut avoir tendance à entretenir moins de liens privilégiés.
– Le sentiment d’être interchangeable ! L’absence de place attitrée dans les flex office peut jouer sur le bien-être de certains salariés. En effet, une place attitrée au sein de l’entreprise permet au salarié de personnaliser son espace de travail et lui procurer un sentiment d’appartenance dans l’entreprise.
Un business qui attire de plus en plus !
Organiser ce type d’espace de travail n’est pas chose facile, il convient à l’entreprise de suivre ces quelques étapes essentielles ! Odile Duchenne, directeur associé du cabinet Greenworking, nous indique que « ce type d’aménagement ne doit pas être uniquement envisagé comme une opportunité de faire baisser les coûts de structure, mais pensé en environnement qualitatif apportant aux salariés une offre riche d’espaces adaptés à leurs usages ».
– Déterminer la superficie du futur bureau. Il est important d’identifier le taux d’occupation des bureaux afin de proposer aux salariés la superficie la plus adaptée des locaux.
– Créer des espaces répondant aux besoins des salariés. Plus particulièrement, installez des zones créant des ambiances différentes : des espaces de convivialité, des salles pour les appels téléphoniques et les réunions, des salles individuelles…
– Adapter le matériel informatique. Fournir l’équipement nécessaire aux salariés est un élément essentiel. Ordinateurs, écrans, postes, micros, casques… Planifier un système de réservation des salles et postes de travail ou de matériel informatique est à envisager. Ceci facilitera l’accès à l’équipement informatique en fonction des espaces disponibles.
– Adapter le style de management. Le système du flex office ne permet pas de surveiller les horaires de travail des salariés, ni leurs allées et venues. Concilier le temps de travail, le temps de réflexion et le temps de convivialité entre collègues doit être pris en compte dans le management de l’entreprise. Les managers devront encourager le lien social et les interactions entre les différents collaborateurs au sein des espaces partagés.
Aujourd’hui, le flex office reste un dispositif intéressant pour les entreprises ! L’aménagement des espaces de travail et la flexibilité des emplois du temps répondent à de nouveaux besoins dans le monde du travail. Le monde de l’entreprise essaye de se renouveler afin de prioriser le plus important : le bien-être des salariés !
