Vos papiers à signer s’accumulent, vous n’en pouvez plus d’imprimer et scanner tous vos documents. N’hésitez plus, la signature électronique est faite pour vous ! Selon une étude réalisée par le Cabinet Forrester pour Docusign, la signature électronique permettrait de gagner presque 2,2 heures par contrat. Mais comment conserver sa validité juridique et conserver un suivi sécurisé ? Voici quelques astuces !
Il faut savoir que la signature électronique est régie par le règlement européen IDAS (Electronic IDentification Authentication and Trust Services) depuis 2014. À l’heure actuelle, il existe trois “niveaux” de signatures électroniques différents : la signature dites “simple”, celle “avancée” et enfin la signature “qualifiée”.
Elle est reconnue juridiquement en France depuis le 13 mars 2020 par le Code civil.
En plus de sa valeur juridique, cette signature simplifiera la gestion de votre paperasse et garantit la protection des données de votre entreprise.
Pour trouver un équilibre entre l’usage de celle-ci et votre cybersécurité, vous pouvez choisir le niveau de signature que vous souhaitez et l’intégrer à vos documents par des logiciels spécifiques.
La signature électronique simple : cette signature est le premier “niveau de sécurité” établi pour des procédures simples telles que les devis, les contrats d’adhésion comme les CGU et les CGV mais aussi pour tous les documents contenants des risques économiques et juridiques limités comme les contrats de bail ou les factures.
La signature électronique avancée : avec un niveau plus élevé en matière de sécurité, la signature électronique avancée vérifie l’identité du signataire. Elle utilise des moyens de contrôle à proximité de vous comme votre téléphone ou votre ordinateur portable. Cette signature a valeur “d’acte signé”, c’est-à-dire qu’il est impossible de la modifier par la suite. Elle est fréquemment utilisée dans l’immobilier pour les compromis de vente et les contrats en agence ou à distance, mais également par les banques lors de crédits, ou bien encore pour des produits bancaires et d’assurances.
La signature électronique qualifiée : la signature qualifiée peut s’avérer plus ou moins contraignante pour les entreprises. Elle reste minoritaire aujourd’hui sur le marché mais son effet juridique est aussi puissant qu’une signature manuscrite. Cette signature n’est accessible qu’aux signataires bénéficiaires d’un “Certificat qualifié de signature électronique” délivrée par l’ Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information. Elle peut s’avérer utile dans plusieurs étapes de la vie de votre entreprise comme les statuts de votre société, la cession d’un fonds de commerce ou différentes opérations bancaires plus importantes.
Une fois le choix de votre signature effectué, vous pourrez utiliser un logiciel spécialisé pour signer tous vos documents. Des logiciels comme Hellosign et Adobesign sont les plus simples d’utilisation et les moins coûteux. D’un point de vue sécuritaire, RightSignature, Oodrive Sign, DocuSign, Signaturit, Yousign, Universign et Sunnystamp sont les logiciels recommandés pour garantir à votre entreprise une signature certifiée selon les normes européennes.
Donc simplifiez-vous la tâche en optant pour cette solution rapide et sécurisée pour vos démarches du quotidien !
